Digitalisation de vos rapports d’intervention : Quels avantages pour votre société ?

Pour les agents ou équipes d’intervention, un rapport est un élément clé pour un meilleur suivi des activités. En saisie manuelle, elle constitue pourtant une tâche bien contraignante : chronophage, nécessite plus d’énergie et avec une marge d’erreurs très élevée, C’est pourtant un support essentiel, puisqu’il justifie chaque étape d’une intervention technique, de la demande initiale du client à la validation finale de la prestation.

Pourquoi un rapport pour vos interventions ?

Consigner toutes les actions effectuées dans le cadre d’une intervention est l’objectif premier de tout rapport. Cette traçabilité qui permet à votre client d’approuver le descriptif de chaque étape de l’intervention, et de valider le travail effectué par une signature, enclenchant ainsi le process de facturation.
Dans le cadre d’une intervention interne à l’entreprise, le rapport d’intervention permet le suivi des actions menées sur les différents sites, la programmation des interventions suivantes, l’anticipation des éventuelles commandes et la maintenance correspondante. Tout rapport doit comporter : 

• La demande initiale détaillée pour lever toute ambigüité sur la nature de l’intervention à venir,
• Les explications sur la mission, et les précisions jugées utiles à son bon déroulement,
• Le matériel choisi pour comprendre l’intervention,
• Les matériaux utilisés pour faciliter la gestion des stocks par exemple,
• Les anomalies détectées et les écueils rencontrés afin d’y apporter les solutions adéquates en connaissance de cause.

Les rapports digitalisés pour corriger les insuffisances et booster la productivité

Les rapports traditionnels font apparaitre deux problèmes majeurs :

• Difficulté à compiler des informations en provenance de différentes sources
• Déchiffrage parfois douloureux des diverses écritures manuscrites, les nombreux allers et retours, pour préciser les informations, ou carrément les récupérer quand elles sont manquantes, la perte de données cruciales et les erreurs sont inévitables. 

Finalement, l’exploitation de ce document si important devient très difficile et lente, empêchant les agents de se consacrer pleinement aux tâches à valeur ajoutée.

Pourquoi opter pour les rapports digitalisés ?

Au vu des nombreuses insuffisances liées à l’édition des rapports d’interventions techniques, digitaliser cette tâche se présente comme une nécessité pour toute entreprise moderne. Encore que cela procure des bénéfices inestimables.

• Fournir des données fiables

Le rapport technique est saisi sur des modèles ergonomiques et intuitifs, paramétrés en fonction du type d’intervention. Texte, photographies, géolocalisation, documents… Les données sont normalisées, ce qui réduit considérablement les éventuels oublis et les erreurs de saisie. En plus, vous les exploitez et les analysez plus facilement !

• Jusqu’ à 20% de temps gagné !

Saisies une seule fois dans l’application par le technicien, les données sont compilées et envoyées directement au système d’information de la société. Leur analyse en est facilitée et accélérée, allégeant de cette manière, la charge des services administratifs. Les rapports d’intervention sont générés automatiquement avec les informations saisies par le technicien, qui n’a plus besoin d’aller au bureau pour saisir ses rapports. Chaque semaine, c’est une journée de plus sur le terrain !
Imaginez le temps gagné ne serait-ce que pour s’assurer des engagements contractuels, mais aussi pour l’édition et l’envoi des factures. Et avons-nous besoin de vanter les atouts du stockage numérique, au regard des rapports techniques papier à chercher en cas de besoin, parmi une montagne d’archives ? Assurément non.

• Gagner en efficacité !

Dispacheur les interventions entre les techniciens est une tâche lourde et fastidieuse. Les ordres de mission doivent être envoyés aux techniciens, qui doivent eux-mêmes organiser leur tournée en fonction des urgences et/ou des distances pour réduire les temps de parcours. Avec une application de gestion des interventions, vous synchronisez les plannings, attribuez les missions aux techniciens qui reçoivent des notifications sur leur mobile en temps réel, automatisez les tâches et organisez vos équipes en toute simplicité. Toutes les informations collectées sur le terrain peuvent être intégrées automatiquement dans le système GMAO, l’ERP de l’entreprise, ou même sous Excel.

Un avantage organisationnel précieux, qui constitue un gain de temps inégalable, et facilite considérablement la répartition des tâches. Dans la même logique, s’ajoutant au dispatch des tâches et au niveau de détail qu’offre le rapport d’intervention technique automatisé, le suivi de l’intervention est ultra-précis. Il est en effet possible de connaître le début et la fin de la tâche, un compte temps très utile pour facturer les clients ou analyser la productivité par équipe ou par type de tâche. 

• Facilité de gestion des litiges !

Les litiges étant inévitables, utiliser une solution mobile pour en fluidifier le traitement constitue un véritable atout. En effet, consigner chaque détail dans le rapport d’intervention technique, permet de savoir exactement où la source de tension ou les éléments bloquants se situent : par exemple si un technicien ne peut honorer l’intervention prévue – car le travail devant être réalisé en amont par le client pour en permettre l’exécution n’a pas été effectué – il peut alors justifier de ses retards et éviter à sa société de devoir des pénalités. Encore un gain de temps et une réelle réduction des « faux » litiges ! 

Un logiciel est un excellent moyen de mettre fin définitivement à toutes les contraintes rencontrées dans l’édition des rapports d’interventions papier. Falcon Control System vous donne l’occasion de booster la productivité et la rentabilité de vos agents mobiles avec Daxium. Cette application mobile a été taillée sur mesure pour tous les travailleurs terrain, indépendamment de leurs niveaux de responsabilité. La solution permet, entre autres, de générer facilement et rapidement des rapports d’intervention structurés et directement exploitables, et les faire remonter au siège en temps réel.